“De Nijs durft het aan om mee te bewegen”

Bastiaan de Geus is applicatiebeheerder bij De Nijs

“Ik werk nu 12,5 jaar bij De Nijs. Mijn zwager, die hier toen in de uitvoering werkte, zei dat er een baan vrij kwam bij ICT. Of het iets voor mij was. Ja, dus! Ik begon in een kamer met dolfijnenbehang. In het oude huis van Thijs de Nijs. Daar was toen ook de serverruimte.”

“Toen er een nieuw kantoor gebouwd werd, moesten wij tijdelijk weg en de serverruimte ook. Dus die moest opnieuw worden geplaatst. Dat had ik nog nooit gedaan. Nee, wij ook niet, was de reactie. Maar doe het maar, we zien wel waar het strandt. Dat is dus typisch De Nijs en ik vind dat leuk. Je krijgt hier veel vrijheid, maar als het niet goed is, krijg je het ook te horen.”

“Maar we hebben nu dus een mooie serverruimte, waarbij goed nagedacht is over de toekomst. De vloer is verhoogd en hij is goed beschermd tegen brand. Om de servers te koelen, wordt aan de voorkant koude lucht in geblazen, terwijl de warme lucht wordt hergebruikt. Heel efficiënt geregeld dus.”

Digitalisering en vernieuwing

“Digitalisering en vernieuwing zijn heel belangrijk voor De Nijs. Binnen ons team richt ik me dan vooral op de programmatuur. De hele documentstructuur eigenlijk, en dat dan per project. We maken gebruik van Docstream, een documentbeheersysteem voor de bouw, waarin we kunnen samenwerken met alle bedrijven waar we mee werken. En zo ontstaat eigenlijk een wereld op zich. Niet alleen de collega’s van De Nijs maar ook de aannemers en onderaannemers kunnen daar alles in kwijt. Zo staat alles per project op één plek en kunnen we het na afloop eenvoudig archiveren. Het is een compleet systeem, inclusief een berichtenfunctie en een functie om te mailen. Mét bijlages, maakt niet uit hoe groot.”

“Het is een mooi programma, maar het draait al sinds 2012 en de programmatuur erachter was verouderd. En De Nijs was echt wel een grootgebruiker. We vroegen veel van het systeem. Dus toen er een opvolger moest komen, werden wij meegenomen in het overleg. Zo hadden we een tijd lang elke twee weken overleg bij Pro4all, de leverancier, om het programma verder te ontwikkelen. Niet alleen voor ons maar ook voor het bedrijf zelf.”

Prostream

“De opvolger heet Prostream en dat programma hebben wij de afgelopen twee jaar uitgebreid helpen testen om de kinderziekte eruit te halen. Zo ging het destijds trouwens ook bij Docstream. Toen waren wij ook één van de eerste partijen die ermee gingen werken.
Langzaam maar zeker kunnen we Prostream steeds vaker inzetten. Onze aanbevelingen voor verbeteringen zijn goed opgepakt en het is een mooi product geworden.

Prostream is alleen wel anders georganiseerd. Het is veel meer gericht op de metadata van een bestand. Waar we namelijk tegenaan liepen, is dat we merkten dat collega’s het grootste deel van de tijd in het programma aan het zoeken zijn naar documenten. Ondanks de mooie mappenstructuur die we hadden bedacht. Dat moest dus anders, vonden wij. Elk bestand heeft metadata en het is veel beter als je daarop zoekt. Dan gaat alles in één grote map, maar je kunt wel in een paar seconden iets vinden. Bijvoorbeeld op trefwoorden, zoals je iets zoekt via Google, zeg maar.”

Afkicken

“Het enige probleem is nu het afkicken van de mappenstructuur voor als je iets wilt plaatsen. Veel mensen vinden het blijkbaar eng om die mappen op te geven. Toch zullen ze ze moeten loslaten. Maar daar proberen wij ze zo goed mogelijk in te begeleiden.

Inmiddels hebben we Prostream alvast ingericht bij twee nieuwe projecten, waaronder een project met extreem hoge veiligheidseisen. Met documenten die absoluut niet openbaar gemaakt mogen worden. En dat is dus iets waar Prostream zich uitstekend voor leent.

En ook dit is weer zo’n voorbeeld waarmee De Nijs voorop loopt. Er gebeurt zoveel in dit vak! En De Nijs durft het aan om mee te bewegen. Inmiddels zijn we met zijn zessen bij ICT en we krijgen het elke dag drukker. Ik hoef me hier voorlopig niet te vervelen!”