Briggite & Monique
Het directiesecretariaat bij De Nijs
Brigitte … en Monique … vormen samen het directiesecretariaat bij De Nijs.
“Brigitte werkt hier sinds 2014 en ik ben twee jaar later, in 2016, begonnen,” vertelt Monique. “De tijd vliegt als je hier werkt en dat is positief bedoeld. Het is een heerlijk hectische werkomgeving. Je werkt veel onder tijdsdruk en daar moet je goed mee om kunnen gaan.”
“Goed kunnen schakelen, creatief zijn, oplossingsgericht, kunnen meebewegen maar soms ook met je vuist op tafel durven slaan,” vult Brigitte aan. “Je moet stevig in je schoenen staan op het directiesecretariaat.”
“Die agenda’s zijn zo mega complex,” zegt Monique. “In de bouw is er altijd wel iets aan de hand. Iets gaat niet goed, of juist wel, het hoogste punt wordt bereikt, noem maar op. Dan moet je goed weten wat prioriteit heeft en daar ook echt voor gaan staan.”
“Een ingelast overleg met de opdrachtgever gaat bijvoorbeeld altijd voor,” aldus Brigitte. “Net als eventuele geschillen of een ongeval waarbij veiligheid in het geding is.”
“Bij calamiteiten gaan meteen de agenda’s leeg,” vertelt Monique. “Maar normaal gesproken staan ze van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat vol. En daar moet je dan iets op verzinnen.”
“Je moet een overall view hebben,” zegt Brigitte, “en weten waar de prioriteiten liggen, zodat je alles opnieuw en logisch kunt inplannen.”
Anders organiseren
Sinds het vertrek van collega Wina wordt het directiesecretariaat door Brigitte en Monique met z’n tweeën gedaan. “Dat geeft extra druk,” zegt Monique. “En dat was ook de reden om anders te gaan werken.”
“Zo is de receptie bijvoorbeeld aan mij toegevoegd,” legt Brigitte uit. “Hierdoor konden we de catering, een aantal afspraken en kleine organisatorische taken neerleggen bij Alice en Yvonne. Zij kregen daar ruimte voor, doordat zij minder telefoontjes krijgen.”
“De taken zijn wel duidelijk verdeeld,” vult Monique aan. “Dat is belangrijk voor het overzicht.”
“Ik ben secretaresse van Mike Coffeng, directeur, en van Rhoman Hillen, directeur productie,” vertelt Monique. “Samen zijn zij verantwoordelijk voor het hele bouwbedrijf en alle werken buiten.”
“En ik,” zegt Brigitte, “ben secretaresse voor Danielle De Nijs, onze algemeen directeur. Daarnaast ben ik coördinator van de receptie.”
Werken bij De Nijs
“De Nijs is een heel fijn bedrijf om voor te werken,” zegt Monique. “Ik hou van het type mensen dat hier werkt: allemaal met beide benen op de grond. Je mag hier jezelf zijn en dat voelt prettig. Er is veel vrijheid om je werk op je eigen manier in te vullen en je krijgt de ruimte om ideeën aan te dragen.”
“Op basis van wederzijds vertrouwen vullen wij voor een groot deel zelf de agenda’s in,” vult Brigitte aan.
Westfries familiebedrijf
“Het is echt een Westfries familiebedrijf en dat merk je aan alles,” zegt Brigitte. “Als je hier in het dorp loopt, zegt iedereen gedag. Wat een verschil met de grote stad waar ik eerder werkte. Daar leeft iedereen langs elkaar heen.”
“Ik vond het ook heel bijzonder toen ik voor het eerst de directiekamer binnenkwam,” vervolgt ze. “Daar werd generatie op generatie vergaderd, altijd in dezelfde kamer.”
“De plek waar al generaties lang de beslissingen worden genomen,” vult Monique aan. “Maar het is geen heiligdom hoor.”
“Nee,” lacht Brigitte, “je mag er altijd binnenlopen. Zo gaat dat hier gewoon.”
“Net als de manier waarop veel mensen hier komen werken,” zegt Monique. “Vaak via via. Mijn vader werkte hier al en Brigitte kwam in contact met De Nijs via de bank waar zij toen werkte.”
“Je hebt een goed gesprek,” vertelt Brigitte, “en dan is het ineens: ‘Oh, we zoeken nog iemand, kom je eens praten?’”
Veranderingen en vooruitkijken
“Ons werk is de afgelopen jaren flink veranderd,” zegt Brigitte. “We werken nu bijvoorbeeld bijna helemaal papierloos.”
“De tijd dat we brieven typeten, ligt ver achter ons,” vult Monique aan. “We zijn veel meer aan het plannen en organiseren. Eigenlijk ben je nu meer managementassistent.”
“Eén keer per jaar proberen we een dag te plannen om langs de werken te gaan,” vertelt Monique. “Dat is altijd ontzettend leuk. Zo waren we onlangs nog bij het nieuwe Holocaust Museum en hotel Jakarta in Amsterdam.”
“Inmiddels zijn we bijna overal wel geweest,” zegt Brigitte. “Ook de collega’s op de bouw vinden dat altijd leuk.”
“We zijn continu in beweging,” besluit Brigitte. “Ook organisatorisch. Samen kijken we hoe we ons werk zo goed mogelijk blijven inrichten. Dat maakt het uitdagend en leuk, want ook daarin krijgen we veel vertrouwen en vrijheid.”
